Jaki System REZERWACJI WIZYT wybrać do Salonu Kosmetycznego?

Szukasz najlepszego sposobu na zapisywanie wizyt klientek?

Wahasz się między tradycyjnym planerem a portalami online, a może chciałabyś zobaczyć, jak wygląda zestawienie cen, abonamentów i funkcji w systemach rezerwacji wizyt? Jeśli tak to usiądź wygodnie, bo w tym odcinku omówimy wady i zalety oraz ceny aplikacji, które są do wyboru na rynku.

Cześć, nazywam się Joanna Siruga i jestem z JoLash, gdzie szkolimy przyszłych i obecnych stylistów rzęs i brwi, a także zapewniamy im odpowiednie produkty do pracy.

Jeśli poszperamy nieco w sieci i sprawdzimy grupy internetowe ze stylistkami brwi i rzęs to szybko zauważymy, że zwolenniczek papierowej i elektronicznej formy kalendarza jest wiele. 
  

 
Mnie do elektronicznej formy rezerwacji zabiegów przekonała sytuacja z życia rodem z Hollywood. Był jeden z super wietrznych dni, dosłownie huragany przechodziły przez Europę. Był początek grudnia, więc terminy pękały w szwach. Telefon dzwonił po kilka – kilkanaście razy na dzień. Pod koniec pracy już nawet do niego nie podchodziłam, pomyślałam oddzwonię jak skończę – to już ostatnia klientka. Jednak telefon salonowy jak szalony dzwonił chyba z 6 razy z rzędu – mówię do klientki…. Nooo dobra… w końcu odbiorę, być może to coś bardzo ważnego. I rzeczywiście tak było, jedna z bliskich mi osób miała wypadek, więc przełożyłam klientkę na kolejny poranek, przeprosiłam ją i zamknęłam szybko salon. Biegłam co sił w nogach do samochodu. Podmuchy były tak silne, że dosłownie przesuwały mnie po drodze. A ja w ręku niosłam torebkę i papierowy kalendarz, bo wiedziałam, że pewnie będą roszady, które wieczorem będę musiała ogarnąć bądź jutro rano. Wsiadając do samochodu kalendarz mi upadł….. a moje ostatnie strony roku po prostu wypadły, kalendarz był na spiralce, która się zniszczyła. Więc latałam jak szalona po parkingu przed Lidlem i zbierałam kartki podczas huraganu. Zebrałam wszystkie, a przynajmniej miałam taką nadzieję. Pomiętolone, zmoknięte i trudne do rozszyfrowania, wyglądały tak paskudnie, że nie mogłam na nie patrzeć. Kiedy przyszło mi przesuwać wizyty i rozczytywać się w tym chaosie, który mi pozostał, towarzyszyła mi gorycz i myśl, że już dawno planowałam, by prowadzić kalendarz online i plułam sobie w brodę, że tego nie zrobiłam. Decyzja była wtedy natychmiastowa i niezbędna. Przeszłam na mój pierwszy system bookowania wizyt online i zakochałam się w tym koncepcie.

Na początku poszukiwań optymalnej metody rezerwacji wizyt, niepodważalnie cena będzie grała dużą rolę, ale oprócz cen abonamentów w systemach znajdziemy także dodatkowe koszty, jak opłaty za sms czy pakiety premium, które pomagają w promowaniu naszej oferty na danej platformie. Zestawimy ze sobą takie platformy jak Booksy, Wpadaj, Nakiedy, Timebox, Reserviro i Kalendarz Google w połączeniu z Zencal.
Zestawienie zaczniemy od systemów, które pojawiają się na popularnych grupach branżowych na Facebooku

1. Booksy
Zdecydowanie najpopularniejszy system wśród klientek i salonów kosmetycznych. Wchodząc na główną stronę portalu masz do wyboru czy wybierasz stronę dla klienta czy właściciela salonu. 
Ile kosztuje? W cenniku na stronie znajdziemy informację, że koszt miesięcznego abonamentu to 135zł netto, a że większość salonów nie jest płatnikami vat to warto też pamiętać o cenie brutto, czyli 166,05 zł miesięcznie. Abonament jest tylko jeden, ale możesz dokupić do niego dodatkowe opcje, jak pakiet Pakiet Booksy Boost – który promuje Cię podczas wyszukiwania zabiegów przez dodawanie Twojego salonu w pierwszych proponowanych wyszukiwaniach. Jednak uwaga wiążę się to z każdorazowo ponoszoną opłatą za zdobycie nowej klientki, gdy ktoś zarezerwuje u Ciebie wizytę przelikując przez reklamę. Niestety, ale z wypowiedzi na grupach społecznościowych wynika, że system czasem niepoprawnie filtruje Twoich klientów i niekiedy płacisz dodatkową cenę za pozyskanie zarezerwowanej wizyty mimo tego, że rezerwacji dokonała Twoja stała klientka, jednak system rozpoznał ją jako nowy klient pozyskany przez booksy. Prowizja za każdą wizytę pozyskaną z ramienia funkcji Boost to kosz 35-45% plus vat. Czyli w zasadzie połowa ceny zabiegu wylatuje z naszej kieszeni. 

W ogólnie dostępnym cenniku oraz u bota na booksy nie znajdziemy informacji o opłatach związanych z płatnościami mobilnymi, ale z informacji podanych na stronie wynika, że po wykupieniu subskrypcji i zakończeniu bezpłatnego okresu pojawia się dodatkowa opcja płatności mobilne i dzięki temu możemy uruchomić system ochrony przed nieobecnościami klientów i ustalić jakie kaucje i w jaki sposób będą naliczane. Płatności online kosztują 1,89% wartości usługi + 0,49 zł netto. Wiec przy cenach stylistek rzęs, które są w okolicy 150 zł -200zł to będzie to około 3,5zl -4,5zł netto.
Żeby poznać detale umowy i regulamin zakładamy bezpłatne konto. Jest to banalnie proste, potrzebujesz jedynie maila, numeru telefonu i imienia nazwiska, możesz być nawet na NDG czyli niezarejestrowanej działalności gospodarczej, możesz być mobilną stylistką i może to również zaznaczyć w systemie. Co jest niezwykle wygodne również dla odbiorców Twoich usług, którzy widzą, że jesteś wizażystką czy stylistką mobilną. Na samym początku aplikacja pyta o kod polecający i uwaga, warto wskoczyć na FB grupy branżowe, bo są osoby, które przekazują taką zniżkę i wystarczy o nią zapytać. Istotnym jest, że zniżki tej możesz użyć tylko jako nowy użytkownik, więc należy ją podać na początku.



 
Następnie wybieramy kategorię działalności w jakiej się specjalizujemy. Oraz zaznaczamy czy jesteśmy mobilną działalnością czy z siedzibą. Jeśli jesteś mobilna to możesz wpisać jakąkolwiek wybraną ulicę w mieście, najlepiej wybrać centrum miasta, by wyświetlać się w widocznym miejscu. Nie jest wymagane podanie numeru lokalu, by przejść dalej. Kolejno ustalamy zasięg w jakim dojeżdżamy do klientka i opłatę jaka się z tym wiąże. Teraz już tylko pozostały godziny otwarcia oraz oferta wraz z cennikiem. Jeśli nie byłaś z nami w odcinku o tym jak stworzyć cennik idealny i obliczyć ceny zabiegów to link do niego znajdziesz w opisie poniżej – omawiamy jakie są najczęstsze błędy, których nie powinnaś popełnić tworząc Twoją ofertę. Pora na zdjęcie – tu zachęcamy by stworzyć logo swojego salonu i użyć kolorów jakie będą Ci towarzyszyć. Jeśli jeszcze nie wiesz jakie są kolory Twojej marki i nie masz na nie pomysłu to raz jeszcze polecimy tutaj proste narzędzie jakim jest Canva. Wystarczy, że w projektach wpiszemy salon piękności czy beauty salon – te wyszukiwania po angielsku zawsze mają więcej wyników. I jeśli nie wiesz jeszcze jaki będzie Twoja nazwa czy kolory to wybierz coś neutralnego, dzięki szablonom wystarczy, że podmienisz tylko kilka słów a całość zachowa profesjonalny charakter. Pobieramy zdjęcie i wstawiamy w booksy – to bardzo proste, a zrazem dodaje Ci profesjonalizmu i autentyczności. Wzbudza zaufanie kogoś kto przegląda oferty w portalu i jeszcze nie jest zdecydowany do kogo się uda. Dodaj pierwsze usługi i tutaj też portal ułatwia sprawę, bo podstawowe nazwy zabiegów są już zamieszczone i wystarczy je przeredagować. 

Przechodzimy dalej i masz możliwość dodać pracowników lub pominąć ten krok. I wybieramy od kiedy nasz profil ma być widoczny dla klientów. Oczywiście od razu, w końcu podjęłaś już decyzję, więc na co czekać. No i pytanie czy masz już jakąś bazę klientek, jeśli tak to koniecznie je wpisz do systemu lub możesz ją w dalszym kroku zaimportować. Jesteśmy tu! Widać wreszcie jak wygląda kalendarz, mamy też w dolny rogu asystenta, który nam pomaga. W lewym górnym rogu możesz wybrać jaki chcesz mieć widok, tygodniowy, dniowy czy miesięczny. Generalnie to jest czas dla Ciebie, byś mogła na spokojnie zapoznać się z tym systemem i pochodzić po funkcjach. Należy też pamiętać, że po zarejestrowaniu się na booksy i stworzeniu tam konta wchodzicie na tzw. okres bezpłatny o którym mowa w regulaminie portalu. Macie 7 dni na to, by zapoznać się z systemem i co bardzo ważne jesteście już widoczne podczas wyszukiwania w systemie booksy. Wypowiedzenie umowy składamy przez maila rodo@booksy.com i booksy ma 3 miesiące by całkowicie usunąć lub zanonimizować dane. 
Jeśli masz już bazę klientek to wchodząc w zakładkę klienci możesz ją zaimportować przez wgranie pliku z excela, co ciekawe eksport danych nie odbywa się tak łatwo, za pomocą jednego kliknięcia, a trzeba napisać maila i poprosić o eksport danych. Tak w każdym razie informuje nas BOT z pomocą na stronie. 

Dobrze teraz czas na detale, czyli co jest w cenie abonamentu. Klikasz na regulamin i widzisz tam, że umowa jest bezterminowa, czyli w dowolnym okresie możesz ją rozwiązać, jednak płatność za każdy miesiąc jest z góry, a wysłane smsy są rozliczane dopiero na miesiąc w przód. Warto zwrócić uwagę, że każdy SMS jest płatny 10 gr netto, https://booksy.com/pro/pl-pl/223762/settings/billing/your-subscription czyli zarówno powiadomienia o wizycie, przypomnienia etc. wszystko to jest poza ceną podstawową abonamentu. Można oczywiście wyłączyć opcję przesyłania sms i wprowadzić powiadomienia email, jednak nie są one do końca jasno objaśnione w systemie. W opcjach zaawansowanych w bezpieczeństwo danych i powiadomienia znajdziemy informację, że możemy wysyłać maile, jednak na pierwszy rzut oka wygląda to jakbyśmy musieli sami przypisać do tego każdy adres email. Ale nie ukrywam, mogę być w błędzie i jeśli ktoś korzystał z tego systemu to zapraszam do podzielenia się informacją w komentarzu, bo być może tutaj wskakują automatycznie maile naszych stałych klientów.

2. Drugą profesjonalną opcją jest WPADAJ.PL.
Od razu wita nas łatwa nawigacja i po prawej stronie mamy przycisk wpadaj dla biznesów. Przechodzimy dalej i zakładamy darmowe konto. Uzupełniając dane witają nas po prawej stronie zalety systemu, brak abonamentu, możliwość prowadzenia płatności online, przyjmowanie przedpłat, statystki, zarządzanie klientami. Żyć nie umierać, brak tylko informacji co z powiadomieniami. Ale to zaraz sprawdzimy. Dostajemy sms który weryfikuje naszą autentyczność, co jest całkiem zrozumiałe i uważam że odcina nieco drogę do sztucznych kont na portalu. Jednak to tylko moja mała dygresja. Dodajesz dane firmy, jeśli nie masz NIPu to go odznaczasz. Uzupełniasz adres, nazwę firmy i specjalizację. W specjalizacji jest mały rasizm i można wybrać rzęsy jako specjalizację, jednak brwi już nie ma :) Ale zdecydowanie akceptujemy taką nieścisłość. Przechodzimy do ustawienia usług możliwości odwoływania i studiujemy wszystkie ustawienia. Z lewej strony otwieramy menu i bardzo intuicyjnie podobnie jak w booksy poruszamy się po portalu. I uwaga szukamy opcji, gdzie są dodatkowe opcje i mamy to, pod sprzedażą mamy zakładkę partner, tam możemy wejść we współpracę z platformą STRIPE i tam klikając w warunki niestety przechodzimy w regulamin, który jest w pełni po angielsku, a wystarczyłoby podać prostą i przejrzystą ofertę. No ale dobra chcemy wiedzieć, jak to działa dla was, więc przechodzimy dalej i tam już zaczynają się schodki, bo musimy podać regon. Podamy stary regon JoLash 363944524 i zobaczymy, co na to powie system ???? No i trochę zaczynają się schodki, ponieważ mamy dopytywanie o szczwoły prowadzenia firmy zanim jeszcze dowiemy się o warunkach. Jako że robimy reaserch to idziemy dalej jednak normalnie porzucilibyśmy ta wersje by zdobyć tylko informacje o warunkach. Wprowadzamy numer konta, na które mają być dokonywane wpłaty. 

No i znów się trochę zderzamy z murem, bo warunki nigdzie nie są jasno kreślone a mamy wysłać zgodę. Więc wracamy do portalu wpadaj i klikamy w menu w prawym głównym rogu, gdzie wyskakuje FAQ i niestety co do Stripe nie znajdujemy odpowiedzi. Ale pojawia się odpowiedz dotycząca wysyłania powiadomień w formie SMS. Powiadomienia SMS liczone są od ilości znaków i 1 sms to 70 znaków. Wielokrotności skutkować będą naliczeniem wyższych opłat. 

Sprawdźmy jeszcze regulamin – tutaj w regulaminie wpadaj też nie ma ani słowa o STRIPE. Za to w regulaminie znajdujemy cennik. https://firma.wpadaj.pl/company/salon/sms/package/buy Tam znajdujemy informacje ze mamy 50 sms gratis do wykorzystania no i w końcu znajdujemy coś na temat prowizji za zaliczki i inne płatności online 

• zaliczki lub płatności online 
• 2.5% prowizji dla Wpadaj.pl
• wpadaj.pl visawpadaj.pl mastercard
• 1.4% + 1zł prowizji dla Stripe przy płatności kartą
• wpadaj.pl blikwpadaj.pl przelewy24
• 1.9% + 1zł prowizji dla Stripe przy płatności Blikiem lub poprzez Przelewy24

A przyglądając się dokładnie dodatkowym oplata widzimy ze zależne są od ilości wysłanych klientów. I mamy do wyboru 5 pakietów I jeśli wykorzystujemy 1 sms do jednego powiadomienia to przy 100 klientach mamy cenę 29,99zl które jest ok dla kogoś poczatkującego, a przy 250 sms, co przy jednej osobie i pełnym kalendarzu jest standardem 65 zł, więc cena tez jeszcze do zaakceptowania. Pod wiadomościami SMS mamy do wyboru także pakiety promocyjne które możemy włączyć na okres czasu tygodni 2 lub 4  i kosztują kolejno 12 22 i 40 zł. Przypominam ze w booksy opcja boost wiązała się z prowizja a nie jednorazowa oplata i można by powiedzieć, masz droższe zabiegi będziesz płacić więcej, wiec to rozwiązanie na zasadzie dopłaty za pakiet wydaje się rozsądniejsze.
Więc przy założeniu miesięcznej promocji za 40 zł i małym pakiecie sms za 30 zł. Ewentualny koszt Wpadaj to 70 zł, aczkolwiek należy pamiętać ze mamy tez do wyboru opcje bezpłatną.

Robiąc jeszcze zestawienie między klientami ich kartotekami to wygląd to bardzo podobnie i w obu portalach możemy dodać wewnętrze informacje na temat klientów. We wpadaj.pl znalazłam jeszcze opcje zablokuj klienta, nie rzuciła mi się taka opcja w booksy, ale być może jest ktoś kto używa booksy i może zostawić komentarz czy jest opcja blokowania klientów i jak to działa.

3. Trzecią opcja jaka zestawiamy to nakiedy.pl 
Zanim jeszcze wypróbujemy system za darmo i sprawdzimy cenę to możemy wejść w zakładkę poznaj funkcję i tam znajdujemy bardzo ciekawa opcje wtyczki na naszą stronę, co oznacza, że nie ma potrzeby przekierowywania na zewnętrzną stronę by klient mógł dokonać rezerwacji. Przed 2019 można to było połączyć również ze strona na FB, jednak opcja dodawania aplikacji została zablokowana przez FB. No i w końcu coś co mi się rzuciło w oczy przypomnienia sms i mail. Mamy do wykorzystania 14 darmowych dni na testy, aby stworzyć konto i obejrzeć zaplecze systemy wystarczy jedynie podać nazwę użytkownika i email. Żeby sprawdzić, jak działa system możemy pominąć wpisywania danych firmy i kliknąć w przycisk przejdź dalej, gdzie możemy dodać usługi, tutaj nie ma już opcji dodania domyślnych usług jak w poprzednich dwóch systemach. Należy je dodać samodzielnie. Co nie jest raczej większym problemem, bo te zastane podstawowe też trzeba przeredagować zwykle. I tutaj bardzo fajną opcja zadatku przez przelewy24 Możemy wybrać usługi, które wymagają zadatku a takie które nie wymagają. Przy mniejszych półgodzinnych usługach możemy np. wybrać by pominąć ten krok, by nie odstraszać potencjalnego klienta. Natomiast przy większych jak nowa stylizacja etc. gdzie nagle w kalendarzu robi nam się dziura na 2,5h zaznaczamy płatność online zadatek. 

Kiedy wejdziemy w ustawienia i klikniemy opłać system, widzimy, kiedy kończy nam się darmowy czas na korzystanie z systemu, widzimy tez ze mamy dostępne 3 taryfy i niezależny system sms. 1sms kosztuje 0.09zł netto niezależnie od pakietu jaki wykupimy. Jeśli chcemy wypróbować system na 1 miesiąc to zapłacimy 48 zł brutto, jeśli zdecydujemy się na umowę na rok to wyniesie nas to ok.38zł brutto. Przy najmniejszym abonamencie mamy 50 sms za darmo. Najmniejsza możliwa suma doładowania konta sms to 11 zł za 122 sms czyli jakieś 13,5zł brutto. Mamy tez opcje do kiedy klient może dokonać anulacji wizyty w systemie w zasadach rezerwacji. Konto usuwamy w panelu systemu poprzez funkcje usunięcia konta (klikamy ustawienia, system, usuń konto) lub można wysłać maila z prośba o usuniecie konta, należy wówczas podać email na jaki konto zostało utworzone.

Ile kosztuje opcja zadatków – dokładnej informacji brak na stronie, dopiero po przejściu na stronę przelewy24, iż cena za prowizję oscyluje między 1,5 – 3% od wartości transakcji. Natomiast jeśli chcesz sprawdzić na szybko to cena dla nowego klienta jaka widnieje na stronie to 1,29% i 30gr stałej opłaty. Rejestracja kosztuje 59zł i jeśli w ciągu pierwszych dwóch miesięcy pojawi się 10 transakcji to opłata jest zwracana i wynosi 0zł. 
Zaletą transakcji online w przypadku przelewów jest możliwość wyboru przez klienta PayPo czyli odroczonych płatności, co może mieć dobre zastosowanie przy szkoleniach. Niestety pamiętajmy, że wówczas prowizja wynosi 1.9%, a cena szkolenia to już zdecydowanie większa cena. Więc mały procent zamienia się w opłatę rzędu 19zł przy kwocie 1000zł.

Te 3 systemy to były najczęściej pojawiające się nazwy na grupach internetowych, jednak wpisując do google zapytanie o rezerwacje online w reklamach wyskakuje nam reservis.pl, który również proponuje 14 dni darmowego użytkowania. Po tym okresie możemy wybrać pakiet start za 30zl brutto lub komfort za 61.zl brutto. Koszt powiadomień SMS bez względu na pakiet to 14 groszy netto Przy czym w pakiecie komfort mamy pakiet 100 smsów za darmo.
Nie ma tutaj wiążącej umowy, nie masz okresu wypowiedzenia, czyli kiedykolwiek się zdecydujesz ze odchodzisz to możesz rozwiązać umowę. 
Co się stanie z moim kontem po okresie testowym?
Z konta testowego korzystasz bezpłatnie przez 14 dni. Jeżeli nie zdecydujesz się na zakup abonamentu to po zakończeniu okresu testowego dostęp do systemu będzie ograniczony, jednak w dalszym ciągu będziesz mógł się zalogować, żeby wykupić abonament. Jeżeli tego nie zrobisz, po upływie 60 dni Twoje konto zostanie usunięte z systemu wraz ze wszystkimi danymi jakie wprowadziłeś.

 
Mamy możliwość wysyłania powiadomień zarówno drogą email i sms. 

W filmie pokazującym jak działa system przyglądamy się bazie klientów, którzy mogą mieć przypisane kategorie, a także dodać ich na czarną listę. Segregacja jest bardzo wygodna dla obserwacji nowych klientów i ewentualne działania marketingowe mogą być skierowane np. do nowych klientów. 
 

I paradoksalnie im więcej szukamy tym niższe ceny się pojawiają. Mamy do wyboru jeszcze timebox.pl W timeboxie mamy również do wykorzystania 14 dniowy okres próbny a później do wyboru różne pakiety cenowe od 19zl netto do 120zl netto. W każdym z pakietów mamy przewidziane 50 bezpłatnych smsów na start. Nie zagłębialiśmy się nadto w kolejne systemy jednak zdecydowanie alternatyw jest o wiele więcej.

4. Reservio.com
Z bezpłatnych systemów do 100 wizyt miesięcznie pozostaje nam jeszcze https://www.reservio.com/pl gdzie tworzymy swój profil i dodajemy usługi. Kalendarz jest bardzo intuicyjny i możemy go udostępnić dla klientów. W wersji 14 dniowej próbnej mamy do dyspozycji 40 rezerwacji. Ale uwaga radze trzymać się z dala od SMS bo są zdecydowanie najdroższe i kosztują od 0,20 groszy netto w górę, ale bez obaw opcje powiadomień SMS możesz sobie bez problemu usunąć. 
 
5. Kalendarz Google
Jeżeli chcielibyśmy po prostu uniknąć papierowego kalendarza i mieć wizyty zawsze przy sobie, to polecam pobrać aplikację Kalendarz Google. Google Calendar w Appstore. Kalendarz google możesz również zsynchronizować z bezpłatnym systemem Zencal. Co ciekawe Zencal daje możliwość udostepnienia kalendarza dla klientów przez udostepnienie linku na swoim fanpage gdzie klienci mogą sami rezerwować wizyty, jednak wygląda to dość prymitywnie i raczej rozważałabym to jako osobisty planer aniżeli opcję dla klientów.

Jestem ciekawa który system najbardziej was zaciekawił, albo które 2 sami rozważacie do wprowadzenia. Dajcie znać czy chcielibyście aby któryś z nich przerobić dogłębnie. A może macie jakieś uwagi, czego zabrakło w tym zestawieniu?

Czekamy na wasze komentarze i do zobaczenie w kolejnym odcinku na naszym kanale.